Forderungseinzug

Organisiertes Mahnwesen

Jedes kleinere Unternehmen, jeder Handwerksbetrieb muss Rechnungen erstellen und dafür sorgen, dass diese auch bezahlt werden. Die Gründe für das Nichtbezahlen einer Rechnung sind so unterschiedlich wie die Rechnungen selber. Von "Upps-Vergessen!" bis zur strikten Weigerung der Zahlung oder der Zahlungsunfähigkeit des Rechnungsempfängers ist alles dabei.

Mit einer konsequenten Organisation des Mahnwesens können Sie zumindest einige Fälle vermeiden und haben stets den Überblick über die offenen Forderungen. Beherzigen Sie dazu einige Tipps:

• Wenn Sie eine Software benutzen, die Rechnungen erstellt und deren Zahlung überwacht nutzen sie diese und führen Buchungsvorgänge zeitnah aus
• Legen Sie in der Woche mindestens einen Buchhaltungstag (oder Buchhaltungstunde) ein. In dieser Zeit registrieren Sie die Zahlungseingänge, arbeiten Rückfragen ab und erstellen Mahnungen
• Legen Sie sich einen Fristenkalender zu (ob in der Software oder in Papier ist egal) tragen Sie dort nach jeder Rechnung und nach jeder Mahnung eine Frist ein, nach der Sie den Zahlungseingang überprüfen. Arbeiten Sie diese Fristen konsequent in Ihrer Buchhaltungsstunde ab.
• Überlegen Sie sich, wie viele Mahnungen Sie für nötig erachten. Jede Branche macht da eigene Erfahrungen. Treffen Sie nach Ablauf der jeweiligen Mahnfrist eine Entscheidung über die Forderung. Soll eine weitere Mahnung erfolgen, die Forderung anwaltlich geltend gemacht werden, führen Sie ein Mahnverfahren durch oder werden Sie die Forderung nicht mehr aktiv verfolgen. (Die Vorgänge für die anwaltliche Geltendmachung können auch gesammelt werden. Ihr Rechtsanwalt wird dankbar sein, wenn nicht alle Vorgänge "kleckerweise" kommen. Warten Sie aber nicht zu lange.)
• Reagieren Sie auf Rückmeldungen der Kunden. Eine freiwillige Ratenzahlung oder die ausführliche Erklärung der Rechnung ist fast immer billiger, als ein gerichtliches Verfahren.
• Besprechen Sie mit dem Rechtsanwalt Ihres Vertrauens, wie ein Mandat weiter bearbeitet werden soll. Fragen Sie nach, ob Möglichkeiten zur Bonitätsermittlung bestehen. Ein Gerichtsverfahren gegenüber einem Insolvenzschuldner bringt nichts als Kosten.
• Sollte ein Kunde zahlungsunfähig sein, überlegen Sie, ob die Kosten eines Gerichtsverfahrens sich dennoch lohnen könnten. So ein Titel ist immerhin 30 Jahre lang vollstreckbar. Besteht die gefahr eines Insolvenzverfahrens, sind die Kosten meist in den Sand gesetzt. Hier muss abgewogen werden.
• Auch bei älteren Urteilen und Vollstreckungsbescheiden lohnt es sich auch nach Jahren oft, sich beim Schuldner wieder in Erinnerung zu rufen und ggf. eine Zwangsvollstreckung zu betreiben. Legen Sie diese Titel nicht ganz beiseite, sammeln Sie diese in einem gesonderten Ordner und prüfen Sie ein bis zwei mal im Jahr, ob und welcher Titel vielleicht noch etwas einbringt. Ist Ihnen der Aufwand zu groß können Sie auch über einen Verkauf der Titel nachdenken. Der so zu erzielende Erlös bringt aber meist nicht einmal die Klagekosten.

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